מקדמה

אין ספק שהדרך הבטוחה ביותר להבטיח שהתשלום יגיע אליכם בתום העבודה, היא לדאוג שהוא יהיה אצלכם כבר מההתחלה. המצב האידיאלי ביותר הוא לגבות את כל הסכום מראש, אבל אידיליה כידוע, היא מצרך נדיר ולקוחות רבים נרתעים מלשלם מראש סכום מלא על עבודה הדורשת תהליך. מה גם שפעמים רבות אנו נכנסים לפרוייקט מודולרי שאין לנו מושג באיזה סכום הוא ייסגר. בעיה נוספת שגביית תשלום מלא מראש יוצרת, מתגלה במקרים של ביטול פרוייקט לאחר שכבר נעשתה חלק מהעבודה ואנו נדרשים להחזיר ללקוח חלק מהסכום.
מקדמה, בניגוד לתשלום מלא, היא דבר הרבה יותר מקובל ופחות מרתיע. גם אם אין ערובה לכך שנקבל את יתרת התשלום בקלות כשנסיים את העבודה, המקדמה מבטיחה שנקבל חלק וגם יוצרת התחייבות מצד הלקוח.
אם הגענו למצב של הפסקת הפרוייקט באמצע העבודה, תשלום מקדמה מכסה את מה שכבר עשינו ונחשב כדמי סקיצות, כך שלא נצטרך לרדוף אחרי הלקוח כדי לקבל אותם וגם לא נעמוד בסיטואציה המחייבת אותנו להחזיר לו כסף.
כמובן שרצוי לעגן את כל זה בחוזה בו יצויין שאין החזרים על תשלום מקדמה.

ומה לגבי השוטף +++…

כל מה שנכתב עד כה נכון לגבי עבודה מול אנשים ועסקים פרטיים. אבל מה עושים כשהעבודה מתנהלות מול גופים גדולים ומסורבלים כמו מוסדות ממשלתיים, עמותות, מוסדות חינוך ושאר ארגונים שנוהגים בשיטת השוטף +? הרי גופים כאלו יגידו לנו שאין להם אפשרות לשלם מקדמה (אין על זה סעיף תקציבי) והם לא יכולים לשלם במקום כדי לקבל חומרים, כי ישנם שלושה אנשים שונים שצריכים לחתום על הצ'ק וזה ייקח בערך חודש להוציא אותו ממחלקת רכש. אז איך בכל זאת מקבלים מהם תשלום בלי למרוט את השערות?
דרך אחת היא לדאוג שהצ'ק המיוחל יוכן לכם מראש על ידי שליחה של חשבונית עסקה (רלוונטי רק אם אתם עוסק מורשה). אני מיידעת אותם מראש שהמדיניות שלי היא לא למסור חומרים לפני קבלת תשלום ודואגת שחשבונית עסקה תהיה אצלם כבר מרגע אישור הפרוייקט, כדי שיהיה להם מספיק זמן להוציא אישור תשלום ממחלקת הרכש שלהם. לא כולם מקבלים את הנוהל הזה בהתלהבות, אבל הרוב ישתפו איתו פעולה – אם תדעו לעמוד על כך.

כמה שיותר אמצעי תשלום

בימים עברו שתי הדרכים היחידות לקבל תשלום מלקוח הייתה לקבל ממנו צ‘ק, או מזומן וזה נעשה או במפגש ישיר, או באמצעות הדואר. כיום קיימות לא מעט אפשרויות פשוטות לתשלום המתבצעות באופן מקוון ובמשך דקה אחת. חלק מאפשרויות אלו יעלו לכם בעמלה מסויימת, אבל מדובר במחיר ששווה לשלם. אם אתם רוצים לנהל את הגבייה שלכם בקלות, הפכו את התהליך לכמה שיותר קל עבור הלקוח ואפשרו לו לשלם בכמה שיותר ערוצים. העברה בנקאית, פייפל, פפר, כרטיס אשראי ושאר אפליקציות גביה שונות. מעבר לכך שמגוון אפשרויות תשלום מקלות על הלקוח, יכולת ההתחמקות שלו יורדת בצורה דרסטית כשאתם מתקשרים ואומרים שהרגע שלחתם לו קישור לתשלום ואתם מחכים על הקו כדי לקבל אישור על ביצוע.

קצת על יחסי אנוש ויחסים עסקיים

אחת הבעיות שלנו בניהול גביה היא בעיית ה"לא נעים לי". אנחנו לא רוצים להיות נודניקים, חשוב לנו לשמור על יחסים נעימים עם הלקוח, אנחנו לא רוצים לקלקל את האווירה ועוד שאר תירוצים שמפרידים בינינו ובין הכסף שמגיע לנו.
אז דבר ראשון – תעיפו את מר "לא נעים לי" מהסטודיו שלכם. עדיף דרך החלון. עדיף גם לתת לו בעיטה. עשיתם עבודה טובה והכסף הזה מגיע לכם. מי שאמור להרגיש לא נעים זה מי שלא משלם.
אם עדיין קשה לכם להיכנס לנעלי הגובה התקיף, הנה טיפ קטן שיעזור לכם – פיתחו תיבת דוא״ל נוספת ותנו לה איזה שם גנרי ומשעמם כמו "הנהלת חשבונות“, או "מחלקת גבייה וכספים“, או "ר.צ. ושות' משרד רואי חשבון" ובמקום לשלוח ללקוח הודעה מתיבת המייל הרגילה שלכם, שלחו לו הודעה יבשה ורשמית מ"שאול פנחסי" מנהל החשבונות שלכם. זה עובד.

עינת א. שמשוני | סטודיו געש
https://www.s-gaash.com/blog