המודל של סטיבן קובי מתבסס על טבלה בסיסית בת ארבע תיבות שיוצרת אבחנה בין מה שחשוב ובין מה שדחוף. האבחנה הזו הכרחית משום ששני המושגים יוצרים לעתים בלבול. הרבה פעמים מטלות מסוימות נראות לנו חשובות רק בגלל שהן דחופות, או מטלות שאינן דחופות נתפסות כשוליות וחסרות חשיבות. אם נתבונן מקרוב, נראה שזה ממש לא כך. הכשרה מקצועית, למשל, היא משימה חשובה ביותר כדי שנוכל לשמור על המקצועיות שלנו עדכנית ואיכותית, אבל זו לא משימה דחופה ולא יקרה שום דבר אם נדחה אותה בשבועיים-שלושה.

אז איך עובדים עם המודל הזה?

ראשית, ציירו טבלה. לא דרושים כישורי רישום מתקדמים. לוח מחיק וטוש פשוט יעשו את העבודה:

משבצת A: דברים חשובים ודחופים

לפעמים נדמה לנו שהכל נכנס למשבצת הזו, אבל זה לא נכון. למשבצת A נכנסות המטלות שהן בעלות חשיבות לעסק שלנו, הן מבחינת התועלת המקצועית והן מבחינת ההכנסה, ושיש להן יעד הגשה מוגדר. לרוב, מדובר בעבודות העיצוב המרכזיות של העסק, בפרוייקטים פתוחים ובהגשות ללקוחות. אם אתם עובדים בצורה נכונה, את מרבית שעות העבודה שלכם הקדישו למה שנמצא במשבצת A. לכן, מבחינת חלוקת שעות העבודה שלכם, רצוי להקדיש את מירב השעות למטלות האלו ולנצל עבורן את השעות היותר טובות שלכם ביום, כשאתם יותר עירניים ומרוכזים.  

משבצת B: דברים דחופים אבל לא חשובים

המטלות של משבצת זו נוטות לתפוס חלק נכבד מתשומת הלב שלנו בגלל שהדחיפות שלהן מלחיצה, אבל למעשה אלו מטלות שוליות מבחינת החשיבות שלהן. נכון, הן דורשות טיפול והתייחסות, אבל אם נשקיע את מירב זמננו בהן, העסק שלנו לא ממש יתקדם. למשל: תשלומי מע"מ או חשמל. כמובן שאם נתעלם ממטלות כאלו נמצא את עצמנו בבעיה, אבל אם נתעסק כל היום רק בהן, לא נייצר נכנסה ומהר מאוד נהיה מתוסכלים ומשועממים.

ההמלצה שלי היא להקדיש בכל תחילת יום עבודה שעה אחת לטיפול במשימות של משבצת B. כך אני יודעת שטיפלתי בכל הדברים הדחופים והראש שלי פנוי ושקט לעסוק במה שחשוב.

אם הגעתם למצב שאתם עסוקים מרבית היום במשימות ממשבצת B, זה אומר שאתם עובדים בצורה לא יעילה ואתם רוב הזמו מכבים שריפות.

משבצת C: דברים חשובים אבל לא דחופים

זאת המשבצת המוזנחת, למרות שבה נמצא עיקר הכוח המניע של העסק שלנו. למשבצת C יש להכניס משימות שמטרתן לקדם ולתחזק את הפעילות העסקית והמקצועית שלנו, אבל בגלל שהן לא תלויות לקוח, הן לרוב גם לא תלויות בלוח זמנים מלחיץ. במשבת זו נמצאים מפגשי העשרה, קורסים מקצועיים, בניית תוכנית עסקית ארוכת טווח, התפתחות אישית ועוד. אם לא נקדיש זמן לכל הדברים הללו, נפגע ביכולת של העסק שלנו להתקדם ולהתפתח ונהפוך לאנשים מאוד מאוד לא שמחים.

הקציבו לעצמכם יומיים קבועים בכל חודש בהם אתם מפנים זמן למשבצת C ושימו לב שאתם לא מזניחים אותה. הרי ברגעים אלו ממש אתם יושבים וקוראים מאמר בבלוג העשרה מקצועי? הנה, כבר עשיתם משהו עבור משבצת זו.

משבצת D: לא חשוב ולא דחוף

במשבצת זו נמצאים החורים השחורים של היקום הפרטי שלכם, אלו שבולעים לכם את הזמן ולוקחים אותו לאבדון – אינסטגרם, פייסבוק, פינטרסט, נטפליקס ועוד מסיחי דעת שמקיפים אותנו מכל עבר.

אם הייתי מנותקת מהמציאות, הייתי אומרת לכם פשוט להתעלם מהם, אבל כולנו יודעים עד כמה זה קשה. אז מה אפשר לעשות? לתחום אותם בזמן מוגדר, ממש כמו שאנחנו עושים עם שאר המטלות במשבצות האחרות. הקציבו לעצמכם שעה של "לא חשוב ולא דחוף" במהלך היום. רצוי שזו תהיה שעה שבכל מקרה אתם פחות יעילים בה, כמו למשל השעה שאחרי הפסקת הצהריים. 

אם מצאתם את עצמכם מבזבזים על משבצת D יותר מדי זמן, זה סימן שאתם בשלים ללכת לגמילה.

שימו לב שישנן משימות שיכולות לעבור ממשבצת אחת לאחרת. כדאי להתחיל כל יום עם בחינה של הלוח המחיק שלכם, לעדכן את המשימות השונות במשבצות שלהן, למחוק את מה שמיותר ולשים לב שאתם עומדים ביעדים שלכם.

בהצלחה!

עינת א. שמשוני

s-gaash.com/blog