לנהל פגישה מרחוק
כתושבת הפריפריה המרוחקת שרוב לקוחותיה מצטופפים להם באזור המרכז, פגישות עבודה מקוונות הן עניין שבשגרה עבורי. את אפליקציית זום המופלאה, שכולם נחשפו אליה בתקופה האחרונה, אני מכירה כבר כמה שנים. במאמר זה אספק מספר טיפים לניהול פגישת עבודה מוצלחת בשלט רחוק.
פגישות עבודה הן כלי חשוב וחלק מרכזי בתהליך העבודה שלנו. פעמים רבות חשוב לנו לפגוש את הלקוח ולשוחח איתו כדי לקלוט מידע שלא תמיד עובר דרך דוא״ל או וואטסאפ. לפעמים הבקשה לפגישה מגיעה מצד הלקוח, שגם לו חשוב להתרשם מאיתנו בשיחה פנים אל פנים.
הקורונה המשתוללת והסגר שבא בעקבותיה הביאו לכך שאותן פגישות לא יכולות להתקיים פנים אל פנים ואנו נדרשים לקיים אותן באמצעות יישומונים שונים.
במה שונה פגישה מקוונת מפגישת פנים אל פנים ואיך מנהלים אותה נכון?
דבר ראשון, יש לצאת מנקודת הנחה שפגישה שמתנהלת בשיחת וידאו, היא אכן שונה ואי אפשר לנסות לנהל אותה כמו פגישה "רגילה". השוני מתחיל מכך שאין לנו שליטה על סביבתו של האדם איתו אנחנו נפגשים. אם בפגישה רגילה, אנחנו יכולים לקבוע את תנאי השטח ולהחליט האם הפגישה תתקיים אצלנו בסטודיו, אצל הלקוח במשרד, או בבית קפה ניטרלי. כאשר מדובר בפגישה מקוונת, כל אחד מהצדדים בוחר את הסביבה עבור עצמו. זה יכול להוריד מתחושת השליטה שלנו ולערער מעט את הביטחון.
גם רמת השליטה שלנו בתשומת הלב של הלקוח, יורדת באופן משמעותי. כשלקוח יושב מולנו, פנים מול פנים, הנימוס הבסיסי מחייב אותו להביט בנו ולהתרכז במה שאנחנו אומרים, אולם בפגישה מקוונת, הלקוח מוקף בגירויים שיש באפשרותו להגיב אליהם בלי שנבחין בכך בכלל. הלקוח יכול בקלות לגלוש בפייסבוק בזמן שאנחנו מדברים איתו.
אנחנו צריכים להיות מאוד ממוקדמים ולנהל את הפגישה ביעילות על מנת שלא נאבד את תשומת הלב של הלקוח.
באופן כללי, אני דוגלת בגישה של הכנה מקדימה לפני כל פגישת עבודה. להיות ספונטניים זה אחלה כשאתם יוצאים לבירה עם חברים, אבל מול לקוח, חשוב להגיע מוכנים, להגדיר יעדים עוד לפני הפגישה ולדעת בדיוק מה אתם רוצים להשיג ואיך אתם הולכים להתנהל. אבל בפגישה מקוונת, זה חשוב אפילו יותר.
תיאום ציפיות מקדים
לפני הפגישה שלחו ללקוח הודעת דוא״ל עם פרטי הפגישה – מתי היא תתקיים, מה צפוי להיות משך הזמן שלה והכי חשוב – מה המטרה שלה, על מה אתם הולכים לדבר ועם איזה תוצר אתם רוצים לצאת מהפגישה הזו.
חשוב להיות מאוד ברורים. "פגישת היכרות" אינה נחשבת הגדרה מטרה. במקום זה נסו, למשל: "הבנת צרכי הלקוח וסרטוט דרכי עבודה לצורך הכנת הצעת מחיר מפורטת" או "הצגת בריף ומקורות השראה, תיאום ציפיות וקבלת משוב להמשך העבודה". אם מדובר בפגישת עבודה ולא בפגישת היכרות, הגדירו בדיוק על מה אתם הולכים לעבוד במהלכה.
הכנת השטח
בקשו מהלקוח לשלוח אליכם מראש כל חומר רלוונטי עבור הפגישה. רשימות, אתרים, רפרנסים, בריפים. כל מה שיכול להיות רלוונטי. סדרו את החומר הזה כך שבמידת הצורך תוכלו לשלוף אותו בקלות ולהציג אותו על ידי שיתוף מסך.
את אותו הדבר יש לעשות לגבי חומרים שלכם. קחו בחשבון שבשיחת וידאו יש מעט סובלנות לזמן מת. חיטוט של שתי דקות במחשב שלכם שיכול להתקבל בהבנה בפגישה פרונטלית, הוא איבוד תשומת הלב של הלקוח בפגישה מקוונת.
הכינו לעצמכם רשימה של שאלות. אל תסמכו על שיחה טבעית שתזרום.
למדו היטב את המערכת
לא משנה באיזו פלטפורמה בחרתם לקיים את הפגישה, ודאו שאתם יודעים איך להשתמש בה היטב. עשו ניסיונות על חברים ובני משפחה, אם יש צורך. כמו כן, חשוב לוודא שגם הלקוח יודע איך להשתמש בה. אל תניחו מראש שיש לו את כל הציוד המתאים. שלחו לו מפרט טכני וקישורים רלוונטיים.
נטרלו הפרעות
גם אם אין לכם בעיה לנהל פגישה בבית קפה הומה אדם, קחו בחשבון שבפגישה פרונטלית המוח שלכם מכבה עבורכם הרבה מאוד מרעשי הרקע והסחות הדעת שסביבכם. בפגישה מקוונת- זה אחרת. השתדלו לייצר סביבה שקטה עד כמה שאפשר. חדר ריק, אוזניות איכותיות, כבו מכשירים אחרים שעלולים להפריע לכם ובקשו מהלקוח לעשות את אותו הדבר.
"צאו" לפגישה
אמנם אתם יושבים בבית אבל הפגישה היא פגישה עסקית לכל דבר. אל תופיעו לפגישה בפיג'מה, אל תשבו בישיבה מזרחית על המיטה שלכם, אל תנשנשו ופלים תוך כדי הפגישה. התכוננו אליה בדיוק כמו שהייתם מתכוננים לכל פגישה אחרת.
אמצו את היתרונות
פגישה מקוונת מרגישה פעמים רבות כמו אילוץ כפוי, הרע במיעוטו, גזירת גורל שיש להסתדר איתה. אבל לפגישה מקוונת ישנם גם יתרונות רבים. מעבר לכך שהיא גוזלת מכם פחות זמן כי אין לכם צורך לצאת מהבית, לפגישות מקוונות יש נטייה להיות יעילות וממוקדות יותר ולגלוש פחות לשיחות חולין, או עניינים אחרים.
הקליטו את הפגישה
יתרון נוסף של פגישה מקוונת הוא היכולת לשמור תיעוד שלה. אני ממליצה לכם לבחור בפלטפורמה שמאפשרת את זה. גם בפגישות פרונטליות, אני תמיד ממליצה להוציא סיכום כתוב ולשלוח אותו ללקוח לאישור. בפגישה מקוונת, הרבה יותר קל לעשות את זה.
אני גם מציעה לכם להקשיב לפגישה שוב לאחר שהיא הסתיימה. ייתכן שתבחינו בדברים שלא שמתם לב אליהם בזמן אמת.
כולנו מקווים שהשגרה הנורמלית תחזור אלינו בקרוב ונוכל לשוב ולהיפגש ללא שום מגבלות. אבל את הפגישות המקוונות, אולי כדאי להשאיר.
לדף הקורסים שלנו לחצו כאן
מאמר זה נכתב עבור מנטור- מכללה למקצועות העיצוב, הניו מדיה והצילום
עינת א. שמשוני | סטודיו געש
